Publié le 25 janvier 2023
Réunion interne ou visioconférence en entreprise ?
Les réunions en physique sont dorénavant plus contraignantes à organiser en interne.
Les réunions en visioconférence permettent de travailler de manière collaborative plus efficacement.
Est-ce aussi radical ?
La réunion interne, c’est fini ?
C’est comme une prise de conscience.
Ou plutôt un retour à la réalité.
Ou au pragmatisme.
Ou au bon sens.
Il faut dire qu’en matière de réunion, un seuil a été atteint dans le monde de l’entreprise.
Imaginez un peu ce qu’il s’y passe :
Près de 80% des réunions durent 1 heure ou plus
En fait, en moyenne, une réunion dure 1h20. 1h20 !
En tout, les cadres passent en moyenne 27 jours par an en réunion
C’est plus que leur temps passé en vacances
Et s’il n’y avait que cela.
Selon les dires de ces mêmes cadres, une réunion physique n’est plus souhaitable.
Enfin, pas dans ces conditions.
Pour près de la moitié d’entre eux, ces réunions ne sont pas efficaces.
Voire contre productives.
Et l’on n’y prend aucune décision majeure.
Un comble !
Un format trop long, trop superflu, trop vain et in fine trop cher.
Trop c’est trop !
A tel point que certaines sociétés pensent sérieusement à supprimer les réunions.
Et pourtant.
Pourtant les cadres aiment la réunion interne.
Hé oui.
C’est physique.
Ils aiment le contact.
La proximité.
L’entre soi.
Surtout après la période Covid.
Comme pour compenser la perte des interactions entre personnes.
C’est social.
Ils se rassurent.
Du regard des autres.
De leur popularité.
De leur utilité.
De leur légitimité.
De la considération qu’on leur accorde.
Bref, de la place qu’ils occupent dans l’entreprise.
Les réunions servent aussi à cela.
Donc la réunion interne est toujours utile.
Dans le fond.
C’est la forme qu’il est nécessaire de revisiter.
Il faut éviter les écueils de la réunion classique.
Pour cela le Covid a eu du bon.
La montée en puissance de la visioconférence a créé d’autres usages.
Et a amené 3 constats.
Premièrement, l’émergence de l’outil IT.
Une place indiscutable aujourd’hui dans tous les secteurs d’activité.
Et notamment pour connecter les individus aux autres.
Deuxièmement, l’importance de la dimension collective.
L’intelligence du groupe n’est pas la somme des intelligences des individus du groupe.
Elle dépend des connexions existantes entre eux.
Et de la qualité de ces relations.
Troisièmement, la gestion du temps.
On n’en a plus, enfin moins.
Ou plutôt on souhaite mieux l’utiliser.
Notamment dans les relations en entreprise.
Il faut qu’elles soient plus rapides, plus directes.
Sans perte de temps.
Sans blablas, sans chichis, sans fioritures.
Droit au but.
Les cadres sont conscients des avantages de la visioconférence.
Pour eux, la visioconférence s’impose.
S’est déjà imposée.
Et c’est sans appel.
Elle correspond à ce qu’ils attendent.
Pourquoi ?
Avec la visioconférence, les réunions sont :
Mieux préparées
Plus courtes
Plus performantes
Plus efficaces pour gérer le temps
Plus innovantes
Plus apaisées
Moins anxiogènes pour les participants
La visioconférence facilite :
La prise de parole
Le travail collaboratif
La transmission de l’information
La réduction de coûts
Le rapprochement géographique
Le gain de temps
La réduction de l’empreinte carbone
Se réunir est devenu une discipline à part entière.
La visioconférence est un moyen de communication simple
Assurer la meilleure communication interne et externe nécessite des outils adaptés et performants.
Mais dans l’univers de l’audiovisuel professionnel, le choix est aussi vaste que l’étendue de vos idées :
Quel mobilier est-il le mieux adapté ?
Quel matériel (caméra, micro, casque, enceinte) sélectionner ?
Quel écran d’affichage privilégier ?
Un tableau blanc interactif est-il nécessaire ?
Quel logiciel de visioconférence utiliser ?
On peut s’y perdre rapidement.
Et risquer de mettre en place un dispositif qui vous apporte tout sauf de la satisfaction.
Par où commencer quand vous vous posez ces questions ?
L’équipement de vos espaces de réunion correspond-il aux nouveaux usages ?
Comment mieux maitriser les coûts d’opération de vos installations ?
Comment renouveler vos installations audiovisuelles obsolètes ?
Comment faire pour cacher tous les câbles de mon système audiovisuel ?
Comment connecter mon installation au réseau informatique ?
Un système de réservation pour mes salles de réunion est-il utile ?
Peut-on tout automatiser ?
La conception d’une solution audiovisuelle se réalise naturellement en amont de projet.
Après écoute, observation et analyse de la situation.
Une étude de faisabilité est réalisée après identification des besoins.
Les fournisseurs sont identifiés en fonction de la solution finale.
L’installation peut s’avérer complexe et demande agilité et compétences techniques, notamment informatiques.
L’accompagnement est souvent nécessaire pour assurer une meilleure prise en main et une amélioration continue en fonction des besoins et du matériel.
L’intervention d’un intégrateur audiovisuel est plus qu’utile.
Un intégrateur audiovisuel vous apporte toutes les réponses.
Il vous libère et permet de vous concentrer sur une seule chose : la réunion en elle-même.
Alors pour éviter les prises de tête, les angoisses et le stress, les interrogations liées à la pertinence et au bon fonctionnement de votre système audiovisuel, faites appel à un intégrateur audiovisuel.
Inspiré et inspirant.
Procom, propose des solutions audiovisuelles depuis près de 15 ans.
Pour les entreprises publiques et privées, les universités et les écoles, les musées et les lieux d’exposition.
Université Paris Dauphine-PSL, Université de Technologie de Compiègne UTC, Natixis, École Normale Supérieure ENS, Planeta Formation et Universités France, AGS
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